Bếp nhà bạn đủ nồi, đủ dao, tủ lạnh đầy nguyên liệu. Bạn thuê một bạn nấu giỏi về phụ. Hôm đầu món mặn. Hôm sau lạt. Hôm thứ ba bạn đứng kế bên chỉ từng thìa, được một lúc thì tự cầm lại cái chảo cho nhanh.

Bạn ấy không dở. Công thức nằm trong đầu bạn chứ nằm ở đâu. Việc bàn giao công việc marketing cho một bạn nhân sự mới cũng đứng y trong cái bếp đó. Hũ muối cất ngăn nào, khách quen nhà mình ăn đậm hay ăn lạt, món nào đụng vào là mất khách. Tất cả đang nằm trong trí nhớ của chủ. Người mới chỉ còn cách đoán, mà đoán thì trật.

Nhiều anh chị nhắn cho mình đúng một cảnh: tuyển vào, chỉ việc, bạn ấy nghỉ, tuyển bạn khác, rồi chỉ lại từ đầu. Vòng đó quay ba bốn lượt thì ai cũng đuối. Thứ đang thiếu thường không phải một người giỏi hơn, mà là một nơi để đặt cái cách làm xuống, tách nó ra khỏi trí nhớ của bạn. Dưới đây là năm thứ để dựng cái nơi đó, và bản đầu tiên xong trong một buổi chiều.

1. Vì sao tuyển mãi vẫn chưa ai làm đúng ý bạn

Câu mình hay nghe nhất khi ngồi nói chuyện với anh chị chủ doanh nghiệp là: “Chị chỉ rồi mà bạn ấy vẫn làm sai.” Mình hỏi lại, chị chỉ bằng cách nào. Gần như ai cũng trả lời giống nhau, là chỉ miệng, lúc nào bạn ấy hỏi thì mình nói.

Chỉ miệng hỏng ở hai chỗ. Chỗ thứ nhất, bạn chỉ được khi bạn rảnh, mà bạn thì hiếm khi rảnh. Chỗ thứ hai, nghe xong bạn ấy giữ lại chừng một nửa, tới lần làm thứ ba thì còn một phần ba. Lời nói đi qua tai rồi bay, không để lại thứ gì cho bạn ấy tra lại lúc mười giờ đêm bí bài.

Mình đang quản một phòng marketing sáu bạn ở công ty nội thất, và lớp sâu nhất trong tấm bản đồ mình hay vẽ cho khách cũng chính là lớp này: hệ thống. Marketing chạy bằng quy trình chứ không chạy bằng trí nhớ của một nhân sự giỏi. Bạn ấy nghỉ, công ty vẫn đứng vững.

2. Bàn giao công việc marketing thật ra là bàn giao cái gì

Đa số anh chị hiểu bàn giao là giao đầu việc. Gửi một danh sách: tuần đăng bốn bài, tháng quay sáu video, tin nhắn trả trong hai tiếng. Giao xong thấy nhẹ cả người. Một tuần sau nhận về mấy bài nhạt thếch, đọc lên không thấy nhà mình ở đâu.

Đầu việc mới chỉ là tên món. Cái người mới cần là công thức nấu ra món đó. Nên một bộ bàn giao công việc marketing tử tế gồm bốn phần: cách làm, tức làm theo thứ tự nào; nguyên liệu, tức lấy chuyện và lấy hình ở đâu; lịch, tức khi nào phải ra món; và thước đo, tức thế nào thì được phép bưng ra cho khách.

Thiếu phần nào, người mới tự lấp phần đó bằng phỏng đoán của họ. Phỏng đoán của một bạn mới vào nghề, về một tệp khách bạn ấy chưa gặp lần nào, thì bạn hình dung ra kết quả rồi.

3. Năm thứ cần làm, gói gọn trong một buổi chiều

Đừng đợi có thời gian mới làm bộ tài liệu dày. Bản đầu tiên chỉ cần đủ dùng, chạy tới đâu vá tới đó.

Công thức món: một đoạn quay màn hình 20 phút

Bạn tự làm một bài từ đầu tới cuối, bật phần mềm quay màn hình lên, vừa thao tác vừa nói ra lý do. Vì sao giữ câu mở này. Vì sao bỏ tấm hình kia. Vì sao cái tiêu đề nghe rất hay mà vẫn không dùng được. Chừng 20 phút là hết một bài. Người mới xem lại bao nhiêu lần tuỳ họ, không phải đứng chờ bạn rảnh.

Tủ nguyên liệu: một thư mục ba ngăn

Ngăn một để hình và video thật của xưởng, của cửa hàng, của khách đang dùng. Ngăn hai để chuyện khách, mỗi chuyện gói lại trong ba dòng thôi. Ngăn ba để những câu khách hay hỏi, chép nguyên văn chữ khách nói, đừng sửa cho mượt. Tủ này càng đầy thì người mới càng đỡ phải bịa.

Lịch nấu: bảng bốn cột, điền trước 7 ngày

Cột một ghi ngày. Cột hai ghi đăng cái gì. Cột ba ghi ai làm. Cột bốn để đánh dấu đã xong hay chưa. Điền trước 7 ngày là vừa đẹp. Đừng điền trước cả tháng, vì tới ngày thứ mười là lệch hết, rồi bạn lại thấy nản với chính cái bảng của mình.

Người nếm: năm câu chuẩn dán ngay chỗ bạn ấy ngồi

Mỗi câu đều mở ra bằng bốn chữ giống nhau, là “Bài được đăng khi”, phần đuôi bạn tự điền. Ví dụ: khi câu đầu tiên gọi trúng người sẽ mua. Khi trong bài có ít nhất một chi tiết có thật. Khi không hứa thứ mình chưa làm được. Viết đủ năm câu, in ra một tờ A4, dán lên tường. Từ đó trở đi bạn soi bài theo năm câu, không soi theo tâm trạng sáng hôm ấy.

Sổ ghi: 5 phút chiều thứ Sáu

Ba con số thôi. Đã đăng mấy bài. Bài nào được lưu và chia sẻ nhiều nhất. Có bao nhiêu người nhắn về. Đúng 5 phút, không họp, không slide, không ai phải chuẩn bị. Ghi đều bốn tuần là bạn nhìn ra ngay dạng bài nào nên làm tiếp, dạng nào nên dẹp.

Người mới cầm năm thứ này trong tay sẽ trật ít hơn hẳn. Mà nếu vẫn trật, chỗ phải sửa nằm trong bộ tài liệu, chứ không phải bạn nhảy vào giành lấy cái chảo.

4. Bốn chỗ hay hỏng khi bàn giao công việc marketing

Chỗ thứ nhất, giao người mà quên giao công thức. Bạn ấy được giao mục tiêu, được giao quyền đăng, nhưng không được giao cách nghĩ. Kiểu như đưa chìa khoá bếp cho một người chưa từng ăn món nhà mình nấu.

Chỗ thứ hai, giật lại cái chảo. Thấy bài chưa ưng, bạn ngồi viết lại giùm. Bài lên hay hơn thật, nhưng bạn vừa dạy bạn ấy một điều: cứ làm tàm tạm rồi chị sửa. Tháng sau bạn vẫn là người viết, và bạn vẫn than không có ai làm được.

Chỗ thứ ba, duyệt theo tâm trạng. Hôm vui thì bài gì cũng cho qua, hôm mệt thì bài nào cũng thấy chưa tới. Người làm không lần ra được cái chuẩn nằm ở đâu, nên họ ngưng cố gắng, chỉ làm sao cho bạn đừng nói nữa.

Chỗ thứ tư, làm bộ tài liệu quá đẹp. Dày cộp, có bìa, có mục lục, làm hai tuần chưa xong rồi bỏ dở. Một bộ bàn giao tốt là bộ đang được dùng và đang được sửa mỗi tuần, không phải bộ đẹp nằm im trong ổ cứng.

5. Bảy ngày đầu chạy thử bộ bàn giao công việc marketing

Làm xong năm thứ trên rồi thì đừng để đó. Lấy đúng 7 ngày kế tiếp chạy thử, và bạn cầm vai người đứng ngoài bếp:

  1. Ngày 1: bạn ấy xem đoạn quay 20 phút, rồi làm lại đúng bài đó theo cách của mình. Bạn không sửa chữ nào, chỉ hỏi vì sao bạn ấy chọn như vậy.
  2. Ngày 2 và 3: bạn ấy tự làm hai bài mới, nguyên liệu lấy từ tủ ba ngăn. Bài nào qua được năm câu thì đăng, không cần xin phép thêm lần nữa.
  3. Ngày 4 và 5: bạn ấy điền lịch cho tuần kế tiếp vào bảng bốn cột. Bạn chỉ đọc lại và gật hoặc lắc, không điền thay.
  4. Ngày 6, chiều thứ Sáu: 5 phút, ba con số, ghi vào sổ.
  5. Ngày 7: hai người ngồi lại. Câu nào trong năm câu gây cãi nhau thì sửa lại câu đó cho rõ hơn.

Hết một tuần bạn sẽ biết ngăn nào trong bếp đang trống. Thường là ngăn chuyện khách, vì đó là thứ duy nhất không tra được trên mạng, chỉ chủ mới có.

6. Ba điều mình rút ra sau nhiều lần bàn giao công việc marketing

Một là, người mới không cần bạn giỏi, người mới cần bạn rõ. Một bạn trung bình cầm bộ hướng dẫn rõ ràng vẫn chạy đều hơn một bạn khá phải đoán ý sếp mỗi ngày. Rõ là thứ bạn cho được ngay chiều nay, giỏi thì phải đợi.

Hai là, việc gì lặp tới lần thứ ba là phải có chỗ ghi. Không cần quy trình hoành tráng, một việc nhỏ viết năm dòng là đủ. Bạn chịu khó ghi trong sáu tháng đầu, thì sáu tháng sau bạn tuyển người mới chỉ mất một buổi chiều thay vì một tháng.

Ba là, bàn giao không phải chuyện làm một lần rồi thôi. Mỗi lần bạn thấy bài sai, đó là bộ tài liệu đang thiếu một dòng. Bạn thêm dòng đó vào, cái sai ấy không quay lại nữa. Còn nếu bạn chỉ nhắc miệng, tháng sau nó sẽ về, y hệt.

Người làm chủ đuối sức thường không phải vì đầu việc chất cao. Đuối vì cái chân không rời nổi khu bếp. Đi ăn với gia đình vẫn mở máy coi bài lên chưa, đi tỉnh ba ngày là bụng dạ nóng ran vì lo tuần đó trống bài. Cả năm thứ trên nhắm tới một cảnh rất bình thường: mười giờ đêm bạn úp màn hình xuống đi ngủ, hôm sau bài lên đúng khung giờ, đọc lên vẫn ra chất nhà mình.

Câu hỏi thường gặp

Bàn giao công việc marketing mất bao lâu thì xong?

Bản đầu tiên làm gọn trong một buổi chiều: 20 phút quay màn hình, phần còn lại là gom tủ nguyên liệu, kẻ bảng bốn cột và viết năm câu chuẩn. Sau đó mỗi tuần bạn bồi thêm vài dòng từ những chỗ bạn ấy làm sai.

Doanh nghiệp chỉ có một bạn làm nội dung thì có cần bộ này không?

Cần, và cần hơn chỗ đông người. Một bạn duy nhất nghỉ việc là cả mảng nội dung đứng hình. Có bộ bàn giao thì người kế tiếp vào chạy được ngay trong tuần đầu, bạn không phải dạy lại từ con số không.

Nhân sự nghỉ giữa chừng, bộ tài liệu có phí công không?

Không phí, vì bộ đó thuộc về doanh nghiệp chứ không thuộc về người nghỉ. Đoạn quay 20 phút, tủ ba ngăn, bảng lịch, năm câu chuẩn vẫn còn nguyên. Bạn chỉ đổi người ngồi vào ghế, cái bếp vẫn giữ nguyên công thức.

Không quen quay màn hình thì thay bằng gì?

Bạn bật ghi âm điện thoại rồi vừa làm vừa nói, sau đó nhờ bạn ấy nghe và gõ lại thành các bước. Cách này còn hay ở chỗ bạn ấy phải tự viết ra, nên nhớ lâu hơn là ngồi xem người khác làm.

Câu hỏi để bạn tự soi: trong năm thứ trên, bếp nhà bạn đang trống thứ mấy? Gõ ra một con số cho riêng mình, rồi làm đúng thứ đó trước, ngay chiều nay, đừng đợi tới lúc tuyển được người giỏi.

Còn nếu bạn muốn đi xa hơn mảng nội dung, muốn ráp cả tấm bản đồ marketing cho doanh nghiệp mình, mình có để sẵn khoá học online tự học Làm Chủ Marketing để bạn học theo nhịp của bạn, lúc nào rảnh thì mở ra.

Cùng vẽ bản đồ marketing cá nhân hóa cho doanh nghiệp bạn.
Mình là Hiền Phan, biết ơn bạn đã tới đây❤️