Chiều chủ nhật, mình chạy bộ với con trai. Quãng ngắn thôi, vừa chạy vừa nói chuyện linh tinh. Có một giai đoạn dài mình không có nổi cái khoảng đó.

Ngày nào cũng một vòng giống nhau. Sáng trả lời khách, trưa duyệt bài, tối mở số quảng cáo ra coi. Điện thoại nằm trong tay cả lúc ăn cơm. Mình không lười. Mình chỉ chưa biết cách giao việc cho nhân viên sao cho công việc vẫn chạy khi mình buông tay ra.

Thứ kéo mình ra khỏi vòng đó không phải là tuyển thêm một bạn nữa. Là bảy tối ngồi ghi lại xem thời gian của mình rơi vào đâu, trên một tờ giấy. Bài này mình viết lại đúng cách làm đó, từng bước, để bạn chạy được ngay tuần này mà không cần phần mềm, không cần họp hành, không cần ai cho phép.

1. Vì sao người mệt nhất công ty vẫn là bạn

Doanh thu có. Nhân viên có. Khách vẫn vào. Mà người ngủ sau cùng và dậy trước nhất vẫn là chủ.

Câu mình nghe nhiều nhất từ các anh chị chủ doanh nghiệp là mấy câu kiểu này:

  • “Tháng nào em cũng đổ tiền vào marketing mà không biết tiền chạy đi đâu, có ra khách hay không.”
  • “Nhân viên với agency nói gì em nghe nấy, họ làm tốt hay chém em cũng chẳng phân biệt được.”

Hai câu đó nghe như chuyện tiền. Thật ra là chuyện thời gian. Khi mọi việc còn nằm trong đầu bạn chứ chưa nằm trên giấy, bạn không có cách nào so sánh, không có cách nào kiểm, và cũng không có cách nào giao. Thành ra giữ hết. Giữ hết thì mệt. Mệt thì càng không có lúc nào ngồi xuống viết ra. Cái vòng đó tự nó nuôi nó.

Người nhà nhìn vào hỏi sao cực vậy. Bạn cũng không biết giải thích sao cho người ta hiểu, vì chính bạn cũng chưa nhìn rõ mình đang cực vì cái gì.

2. Bảng bảy ngày, nhìn cho rõ thời gian đang đi đâu

Việc đầu tiên không phải tuyển người. Không phải mua phần mềm quản lý. Là nhìn.

Bạn lấy một tờ A4, kẻ bảy cột, mỗi cột một ngày trong tuần. Mỗi tối trước khi ngủ, bạn dành 5 phút ghi lại hôm nay đã làm những gì. Ghi việc thật đã làm, không ghi việc định làm. Ghi cả mấy việc vụn: trả lời tin nhắn khách, chỉnh lại cái ảnh, gọi cho thợ, duyệt caption, chạy đi lấy hàng.

Hai chi tiết nhỏ nhưng quyết định kết quả.

Thứ nhất, ghi buổi tối chứ đừng ghi buổi sáng. Sáng bạn ghi là ghi kế hoạch, mà kế hoạch thì lúc nào cũng đẹp. Tối bạn ghi là ghi sự thật, kể cả cái sự thật hai tiếng đồng hồ trôi vào một việc chẳng ai nhớ tới.

Thứ hai, ghi ra giấy và để tờ đó nằm trên bàn. Mở điện thoại lên là bạn lại thấy tin nhắn, lại rơi vào việc. Tờ giấy nằm im suốt bảy ngày, và nó nhìn bạn.

Năm phút mỗi tối, bảy tối, hết 35 phút cho cả tuần. Ít hơn một lần bạn ngồi dò báo cáo quảng cáo.

3. Ba màu để biết việc nào giữ, việc nào buông

Cuối tuần, bạn ngồi xuống khoảng 15 phút với tờ giấy đó và ba cây bút màu.

  • Đỏ: việc không ai thay bạn được. Chọn hướng đi, ngồi với khách lớn, quyết giá, chọn người vào đội.
  • Vàng: việc người khác làm được, miễn là có một cách làm viết rõ ràng để bám theo.
  • Xanh: việc bỏ đi cũng chẳng ai nhận ra, ngoài bạn.

Tô xong, đừng vội làm gì hết. Nhìn tỉ lệ trước.

Nếu phần đỏ chưa được một phần ba tờ giấy, bạn đang đứng ở vai thợ nhiều hơn vai chủ. Đây không phải lời trách. Nó chỉ là một con số để bạn biết mình đang ở đâu, giống như bước lên cân.

Lần đầu mình tô, mình hơi khó chịu. Rất nhiều vàng. Vàng nghĩa là suốt mấy tháng mình đã ôm một đống việc mà đáng ra chỉ cần ngồi viết ra là giao được. Không ai bắt mình ôm. Mình tự ôm, vì viết ra thì mất công hơn là tự làm cho nhanh.

Đó đúng là chỗ mình đã trả giá. Tự làm cho nhanh là nhanh được một hôm. Viết ra một lần là xong nhiều tháng.

4. Cách giao việc cho nhân viên theo quy tắc ba lần

Nhìn vào mấy ô vàng, bạn sẽ thấy có vài việc lặp đi lặp lại trong tuần. Quy tắc mình dùng: một việc lặp từ ba lần trở lên thì không được phép nằm trong đầu bạn nữa, nó phải nằm trên giấy.

Nằm trên giấy ở đây không có nghĩa là viết một bộ quy trình dày cộp. Năm dòng là đủ:

  1. Việc này làm ra cái gì (mô tả kết quả, không mô tả thao tác).
  2. Làm lúc nào, bao lâu một lần.
  3. Làm theo thứ tự nào, ba tới năm bước.
  4. Thế nào là đạt, thế nào là chưa đạt.
  5. Kẹt thì hỏi ai, và trong bao lâu phải hỏi.

Viết năm dòng đó mất khoảng 10 phút. Rồi giao thử đúng một vòng, và tuần đó bạn đứng cạnh coi chứ đừng biến mất. Giao xong không phải là hết việc. Giao xong là bạn chuyển từ vai người làm sang vai người kiểm.

Cách giao việc cho nhân viên mà mình thấy chắc ăn nhất là giao từng ô một, mỗi tuần một ô vàng. Bạn buông một lúc năm việc thì lúc hỏng bạn không biết hỏng vì người chưa quen hay vì năm dòng của bạn viết chưa rõ.

5. Bảy ngày đầu tiên bạn làm gì, từng bước

  1. Tối nay: kẻ tờ A4 bảy cột, ghi 5 phút cho ngày hôm nay.
  2. Sáu tối tiếp theo: giữ đúng 5 phút đó, kể cả hôm bận nhất. Hôm nào quên thì sáng hôm sau ghi bù, đừng để trống.
  3. Cuối tuần, 15 phút: tô ba màu, đếm tỉ lệ đỏ.
  4. Thêm 10 phút: chọn đúng một ô vàng xuất hiện nhiều lần nhất, viết năm dòng cho nó.
  5. Tuần kế: giao ô đó cho một người, hẹn sẵn ngày ngồi xem lại. Bạn vẫn giữ tờ giấy, vẫn ghi 5 phút mỗi tối.
  6. Sau bốn tuần: bốn ô vàng đã ra khỏi tay bạn, và bạn có bốn tờ năm dòng để dạy người mới sau này.

Bốn tuần nghe lâu. Nhưng bạn thử tính ngược coi: bao nhiêu tháng rồi bạn vẫn đang tự tay làm đúng mấy việc đó?

6. Sai lầm hay gặp trong cách giao việc cho nhân viên

Mình gom lại mấy chỗ hay hỏng nhất, cả từ đội của mình lẫn từ các anh chị chủ mình ngồi nói chuyện:

  • Giao bằng miệng. Nói xong ai cũng gật. Tuần sau ra kết quả khác trong đầu bạn, rồi bạn đánh giá bạn kia không được việc. Thật ra năm dòng đó chưa từng tồn tại.
  • Tô màu theo cảm xúc. Việc nào mình thích làm thì tô đỏ. Sửa ảnh, viết caption, coi số quảng cáo, mấy việc đó dễ tạo cảm giác mình đang làm chuyện quan trọng. Cứ hỏi lại: người khác làm thì công ty có sập không? Không sập thì nó màu vàng.
  • Giao cả cục. Buông một lúc năm việc rồi hoảng, kéo hết về. Lần sau càng không dám giao nữa.
  • Giao xong rồi biến mất. Giao là mở đầu một tuần đi kèm, không phải mở đầu một tuần nghỉ.
  • Đòi người ta làm giống hệt mình. Đạt chuẩn là được. Khác cách một chút mà ra đúng kết quả thì cứ để yên.
  • Bỏ tờ giấy sau tuần đầu. Tuần một cho bạn thấy sự thật. Từ tuần hai trở đi mới là phần thay đổi.

7. Ba điều mình rút ra

Một là, bạn không gỡ được cái mình chưa nhìn thấy. Bảy tối ghi giấy rẻ hơn mọi khoá học, mà nó cho bạn đúng tấm bản đồ thời gian của riêng bạn.

Hai là, việc lặp lại là tài sản chứ không phải gánh nặng. Mỗi lần bạn viết năm dòng cho một việc lặp, bạn vừa bớt một việc cho mình, vừa thêm một mảnh tài liệu để người sau vào là dùng được ngay.

Ba là, làm chủ không phải là làm giỏi hơn nhân viên. Tự làm giỏi và làm chủ là hai chuyện khác nhau. Người làm chủ cần nắm, chứ không cần cầm.

Mình dựng hệ thống không phải để chạy cho nhanh hay để nghe cho oai. Mình dựng để tối ngồi ăn cơm mà tay không cầm điện thoại, để chiều chủ nhật đi chạy với con mà đầu không nghĩ tới bài chưa đăng. Mình mong bạn cũng có được cái khoảng đó.

Câu hỏi thường gặp

Chưa có nhân viên thì làm bảng bảy ngày được không?

Được, và nên làm sớm. Lúc chưa có người, bảng này cho bạn thấy việc nào đáng bỏ hẳn, việc nào nên thuê ngoài theo buổi. Khi tuyển, bạn đã có sẵn mấy tờ năm dòng để mô tả công việc, đỡ tuyển nhầm.

Việc nào nên giao cho nhân viên trước?

Ô vàng lặp lại nhiều lần nhất trong tuần, chứ không phải việc bạn ghét nhất. Việc lặp nhiều thì dễ viết thành năm dòng, dễ kiểm, và giao xong bạn thấy nhẹ ngay. Việc ghét mà mỗi tháng làm một lần thì giao chẳng lời bao nhiêu.

Giao rồi mà người ta làm sai thì có nên lấy lại không?

Đừng lấy lại ngay. Mở năm dòng ra đọc cùng nhau, coi sai ở bước nào và bước đó bạn viết đã rõ chưa. Đa số lần đầu là do hướng dẫn thiếu. Sửa năm dòng, cho làm lại một vòng nữa rồi hãy quyết.

Không dùng giấy, ghi trên điện thoại có được không?

Được, miễn là bạn ghi thật mỗi tối. Nhưng mở điện thoại ra là dễ rơi vào tin nhắn rồi quên mất việc ghi. Tờ giấy nằm trên bàn có cái lợi riêng: bạn nhìn thấy nó, và nó không có thông báo nào nhảy lên.

Bao lâu thì thấy khác?

Tuần đầu bạn chưa nhẹ hơn, bạn chỉ thấy rõ hơn. Khoảng tuần thứ ba, khi một hai ô vàng đã có người khác cầm và chạy ổn, bạn mới bắt đầu thấy trống ra vài khoảng trong ngày. Giữ đều là điều kiện duy nhất.

Giờ tới lượt bạn tự soi: bảy ngày vừa rồi của bạn, phần màu đỏ chiếm được bao nhiêu, và ô vàng nào bạn đã ôm lâu nhất mà vẫn chưa chịu viết ra?

Nếu bạn muốn đi xa hơn một tờ giấy, muốn ráp cả phần marketing thành một hệ thống giao được cho người khác, mình có khoá online tự học Làm Chủ Marketing để bạn học theo nhịp của riêng mình, lúc nào rảnh thì mở ra.

Cùng vẽ bản đồ marketing cá nhân hóa cho doanh nghiệp bạn.
Mình là Hiền Phan, biết ơn bạn đã tới đây❤️