Ba giờ sáng, có hôm bốn giờ. Hai vợ chồng chia nhau ca livestream. Mỗi ngày đẩy ra mấy chục clip, hôm nào rộ đơn thì cả trăm. Chuyện này do một người trong nghề bán online kể cho mình nghe, nhân vật là một chủ kênh doanh số thuộc hàng top. Đoạn kết là tin người ấy bị đột quỵ.

Người kể không dạy ai điều gì. Họ chỉ hỏi lại: đánh đổi tới mức đó có đáng không. Câu hỏi ấy dành đúng cho người đang làm việc quá sức mà vẫn tin rằng mình chỉ chăm chỉ hơn người khác một chút.

Vì chuyện này không hiện ra ở đâu cả. Tiền quảng cáo có số. Tiền lương có bảng. Tiền hàng có phiếu. Còn giấc ngủ bị cắt, bữa cơm ăn một mình ngay trên bàn làm việc, cái giọng gắt lên với con vì trong đầu vẫn đang nghĩ về đơn hàng chưa chốt, không ai xuất hoá đơn cho những thứ đó. Bài này mình viết về cách tự in cái hoá đơn ấy ra: bảy ngày, mỗi tối một phút.

1. Làm việc quá sức là khoản chi duy nhất không ai gửi hoá đơn

Trong kinh doanh, mọi đồng tiền ra đều để lại dấu. Mở tài khoản quảng cáo là thấy hôm qua tiêu bao nhiêu. Mở bảng lương là thấy tháng này trả người bao nhiêu. Nhưng phần bạn rút ra từ chính mình thì nằm ngoài mọi bảng biểu: bốn tiếng ngủ bị cắt mỗi đêm, buổi sinh nhật con mà bạn ngồi bấm điện thoại, cơn đau dạ dày bạn định bụng tuần sau sẽ đi khám rồi để đó hai năm.

Khoản đó vẫn bị trừ. Nó chỉ trừ chậm. Và vì trừ chậm nên bạn tưởng nó không tốn gì.

Mình nhớ tháng 4 năm 2024, đêm phải trả lương nhân sự mà tài khoản công ty còn đúng hai triệu. Lúc đó mình không thiếu sức. Mình thiếu bản đồ. Tiền dồn hết vào marketing, việc làm rất nhiều, nhưng các mảnh việc rời nhau, không có phễu nào dẫn một người lạ đi từ lúc thấy mình cho tới lúc trả tiền. Từ đêm đó mình hiểu một điều: người làm chủ đang làm việc quá sức thường không phải vì thiếu giờ, mà vì đang lấy giờ của mình đi bù cho một chỗ hổng trong hệ thống.

Nên trước khi bàn tới hệ thống, bạn cần con số của chính mình đã. Không có số thì việc nghỉ ngơi cứ mãi là một cảm giác. Mà cảm giác thì luôn thua công việc.

2. Ba con số ghi mỗi tối, một phút là xong

Việc đầu tiên mất đúng một phút mỗi tối và làm liền bảy ngày. Trước khi đặt điện thoại xuống, bạn ghi ba con số vào bất cứ đâu, mặt sau tờ hoá đơn cũng được:

  • Giờ bạn thật sự nhắm mắt. Không phải giờ leo lên giường rồi còn lướt thêm bốn mươi phút.
  • Số giờ bạn đã làm việc trong ngày. Tính luôn lúc vừa ăn vừa trả tin nhắn khách, vì lúc đó đầu bạn đang ở chỗ làm.
  • Số bữa ăn bạn ngồi cùng người nhà. Ngồi tới lúc mọi người ăn xong mới tính, đứng lên giữa bữa thì không.

Ba con số, không viết nhật ký, không tự phân tích, không tự trách. Bạn chỉ đang làm việc mà kế toán nào cũng làm: ghi sổ. Người ta ghi tiền, bạn ghi giờ và ghi sức. Đây là lần đầu chuyện làm việc quá sức của bạn có chứng từ.

Bảy ngày là đủ. Ba ngày thì chưa thấy hình, một tháng thì bạn bỏ giữa đường.

3. Hết bảy ngày, khoanh ngày tệ nhất và truy ra thủ phạm

Sang ngày thứ tám, bạn dành mười lăm phút ngồi với bảy dòng đó. Khoanh tròn cái ngày tệ nhất, ngày mà giờ ngủ trễ nhất và số bữa ăn cùng nhà bằng không.

Rồi viết cạnh nó một dòng: hôm ấy việc gì đã ăn hết giờ của bạn. Không viết chung chung kiểu “nhiều việc”. Viết đúng tên việc. Trả tin nhắn khách lúc khuya. Chạy đơn gấp cho một khách quen. Ngồi dựng clip. Dò lại số quảng cáo vì thấy tiền ra mà không thấy khách vào.

Nếu làm đủ bảy ngày, bạn sẽ thấy một điều hơi khó chịu: thủ phạm thường lặp lại. Nó không phải bảy việc khác nhau. Nó là một hoặc hai việc, quay lại đều đặn như lịch. Phần lớn tình trạng làm việc quá sức của chủ doanh nghiệp SME được tạo ra bởi rất ít loại việc, chỉ là chưa ai ngồi đếm nên tưởng cái gì cũng gấp như nhau.

Khoanh được một việc là bạn đã đi xa hơn đa số. Vì từ đây mới có chỗ để ra quyết định.

4. Ba cách xử lý việc đang ăn hết giờ của bạn

Với đúng cái việc vừa khoanh, bạn chỉ có ba đường đi. Chọn một, đừng chọn cả ba cùng lúc:

  1. Đổi cách làm. Việc vẫn của bạn nhưng làm gọn hơn. Ví dụ tin nhắn khách hỏi giá: bạn soạn sẵn ba khung trả lời cho ba trường hợp hay gặp nhất, lần sau chỉ điền số vào. Mình soạn khung kiểu này mất chừng ba mươi phút, xong rồi dùng cả năm.
  2. Giao cho người khác. Việc có thể thuê bằng vài triệu một tháng thì đừng trả bằng giờ của người làm chủ. Một chủ doanh nghiệp ngồi học dựng clip là đang đổi thứ đắt nhất mình có, thời gian và quyền ra quyết định, để lấy một kỹ năng ngoài kia thuê là được.
  3. Đặt giờ dừng. Có việc không bỏ được, không giao được, nhưng cắt được cái đuôi. Ví dụ dò số quảng cáo: mỗi sáng mười lăm phút, hết giờ thì đóng lại, không mở ra lúc mười một giờ đêm để tự làm mình lo thêm.

Một việc, một cách, làm trong một tuần rồi mới tính việc thứ hai. Đây là chỗ nhiều người thoát khỏi làm việc quá sức thất bại: họ sửa cùng lúc mười việc, được bốn ngày thì quay về nếp cũ.

5. Chọn một giờ tắt máy và nói trước với khách một câu

Bước cuối là ấn định một giờ tắt máy, cố định mỗi ngày. Không phải “cố ngủ sớm hơn”. Một con số: chín giờ, mười giờ, mười một giờ, tuỳ nghề của bạn.

Rồi phần quan trọng hơn: cho khách biết trước khung giờ bạn sẽ phản hồi. Viết một câu ở mục thông tin của trang, hoặc cài sẵn câu chào tự động trong hộp tin nhắn. Mình dùng đúng nguyên tắc của mình nhiều năm nay: khách nhắn tới thì chậm nhất mười hai tiếng phải có người trả lời. Nên câu đó viết ra rất gọn: “Bên em phản hồi mọi tin nhắn trong 12 tiếng.”

Hiệu quả của một câu như vậy lớn hơn bạn nghĩ. Khách không đòi bạn phải trực máy lúc hai giờ sáng. Khách chỉ sợ nhắn vào rồi rơi vào im lặng, không biết mình có được xem tới hay không. Bạn cho họ một mốc chắc chắn thì họ yên tâm, mà bạn được ngủ.

Còn nếu bạn thấy sợ khi nghĩ tới việc tắt máy, thì cái sợ đó cũng là một dữ liệu. Nó nói rằng doanh nghiệp của bạn hiện chỉ chạy được khi bạn đang bật.

6. Sai lầm hay gặp khi chủ doanh nghiệp muốn thoát làm việc quá sức

Mấy năm ngồi nói chuyện với các anh chị chủ doanh nghiệp, mình thấy đi lại vài lỗi giống nhau:

  • Đi học thêm một kỹ năng nữa để tự làm cho nhanh. Học chạy quảng cáo, học dựng clip, học làm content. Vài tháng sau thuật toán đổi, công cụ đổi, học lại từ đầu. Việc mà không ai dạy, là điều khiển cả cỗ máy, thì vẫn bỏ trống.
  • Cắt giấc ngủ trước, cắt việc sau. Ngủ là thứ dễ cắt nhất vì nó không ai đòi. Nên nó luôn bị cắt đầu tiên, và làm việc quá sức thành mặc định chứ không còn là lựa chọn.
  • Giao việc mà không có quy trình. Bạn giao cho một bạn giỏi, thở được ba tháng. Bạn ấy nghỉ, mọi thứ về đúng chỗ cũ, vì cách làm nằm trong đầu bạn ấy chứ không nằm trên giấy.
  • Chờ hết mùa cao điểm rồi mới sắp lại. Mùa cao điểm nào cũng nối sang mùa cao điểm sau. Bảy ngày ghi số thì làm được ngay trong mùa bận, vì nó tốn một phút.
  • Lấy số lượng đi đua với người khác. Thấy đối thủ live bốn tiếng thì mình live năm tiếng. Đường đó ai khoẻ hơn thắng, mà khoẻ thì không ai khoẻ mãi.

7. Ba điều mình rút ra

Một là cái gì không được ghi lại thì không được tính tới. Tiền được ghi nên bạn tiếc tiền. Sức không được ghi nên bạn tiêu sức rất thoáng tay. Ba con số mỗi tối chỉ làm một việc: đưa sức của bạn vào sổ.

Hai là làm nhiều giờ hơn thường là cách trả lãi cho một chỗ hổng trong hệ thống. Tìm ra chỗ hổng đó rẻ hơn nhiều so với việc cứ trả lãi mỗi đêm.

Ba là người đi được đường dài mới là người về đích, không phải người thức khuya nhất trong ngành. Năm nay ai cũng đua đăng nhiều, live dài. Ba năm nữa nhìn lại, số người còn ngồi đó không nhiều.

Câu hỏi thường gặp

Ghi ba con số mỗi tối thì giúp được gì khi việc vẫn nhiều như vậy?

Nó biến cảm giác thành bằng chứng. Sau bảy ngày bạn có một việc cụ thể đang ăn hết giờ của mình, thay vì cảm giác mơ hồ là mọi thứ đều gấp. Có tên việc rồi thì mới quyết được: đổi cách làm, giao đi, hay đặt giờ dừng.

Đặt giờ tắt máy có làm mình mất khách không?

Rất ít khi. Khách bỏ đi vì bị im lặng, không phải vì bạn trả lời sau hai tiếng. Bạn công bố sẵn mốc mười hai tiếng và giữ đúng mốc đó thì khách còn tin hơn người trả lời lúc nửa đêm rồi hôm sau quên mất đang nói tới đâu.

Mình làm một mình, chưa có ai để giao thì sao?

Thì dùng hai đường còn lại trước. Đổi cách làm và đặt giờ dừng đều không cần thêm người, không cần thêm tiền. Khi doanh thu đủ cho một đầu việc thuê ngoài, bạn đã có sẵn bảy ngày số liệu để biết nên thuê phần nào trước.

Bao lâu thì thấy khác?

Tuần đầu bạn chỉ có số. Tuần thứ hai, khi đã xử lý một việc và có giờ tắt máy, giấc ngủ thường nhích lên trước. Doanh thu thì chưa đổi ngay, nhưng đầu bạn tỉnh hơn, và các quyết định về tiền bắt đầu bớt hớ.

Tối nay bạn đã ghi được ba con số đó chưa, và nếu phải chốt ngay một mốc tắt máy cho riêng mình thì mốc đó là mấy giờ? Chỉ một con số, ghi ra giấy cho chính bạn nhìn.

Còn phần sâu hơn, tức là dựng bộ máy marketing để doanh nghiệp bớt phụ thuộc vào những đêm thức của bạn, mình để sẵn trong khoá học online tự học Làm Chủ Marketing cho bạn xem khi nào cần.

Cùng vẽ bản đồ marketing cá nhân hóa cho doanh nghiệp bạn.
Mình là Hiền Phan, biết ơn bạn đã tới đây❤️