Ngày 25 trong tháng, chủ doanh nghiệp mở bảng doanh số lên và giật mình: cả đội mới đi được chừng nửa chỉ tiêu. Họp gấp, hỏi lý do, ai cũng có một câu trả lời riêng: khách khó hơn, hàng về chậm, quảng cáo đắt.

Còn năm ngày nữa hết tháng, xoay cỡ nào cũng khó bù kịp, và tháng sau vòng lặp này lại tới. Nhiều chủ doanh nghiệp SME giờ thoát khỏi vòng lặp đó bằng cách đặt KPI đầu vào cho đội sale, nhìn số ấy mỗi ngày thay vì chờ tới cuối tháng mới biết mình đang ở đâu.

Doanh thu là con số về muộn, nó kể chuyện đã xảy ra chứ không giúp sửa kịp lúc còn có thể. Vòng lặp chờ đến ngày 25 mới biết đội đi được bao nhiêu phần trăm chỉ tiêu lặp lại ở rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, không chỉ riêng một ngành.

1. KPI đầu vào cho đội sale khác KPI đầu ra ở đâu

KPI đầu ra là những con số nằm ở cuối hành trình bán: doanh thu, số đơn chốt, số tiền về tài khoản. Những con số này đúng, nhưng luôn tới sau. Khi nhìn thấy nó, mọi hành động trong tháng đã xong, không còn cơ hội đổi quyết định.

KPI đầu vào là những hành động mỗi ngày tạo ra con số đó: bao nhiêu khách được liên hệ, bao nhiêu cuộc gọi được thực hiện, bao nhiêu khách được đẩy sang bước tiếp theo trong hành trình mua. Đo đầu vào giống như xem đồng hồ tốc độ khi xe đang chạy, còn đo đầu ra giống như chỉ xem quãng đường đã đi sau khi xe đã về tới bến.

Sabri Suby, một chuyên gia bán hàng và marketing khá nổi tiếng tại Úc, chính là người đưa cách quản này ra rõ nhất. Ông không giao đội bán của mình một con số doanh thu rồi để đó chờ cuối tháng, mà bắt từng người tự nhìn lại hoạt động của chính mình, ngay trong ngày hoạt động đó diễn ra.

Với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, chủ vừa lo đơn hàng vừa lo sổ sách, việc này càng đáng làm sớm. Không cần hệ thống phần mềm phức tạp, chỉ cần một cuốn sổ hay một bảng tính đơn giản, ghi lại vài con số đầu vào mỗi ngày là đã đủ để bắt đầu.

2. Cách đặt KPI đầu vào cho đội sale trong 4 bước

Bốn bước dưới đây giữ nguyên tinh thần của cách quản đầu vào, chủ doanh nghiệp có thể áp ngay từ buổi làm việc tới với đội của mình.

  • Bước 1, đặt định mức đầu vào tối thiểu mỗi ngày. Ngồi lại cùng đội, chọn ra mức hoạt động tối thiểu cho từng vai trò. Với một bạn chăm khách cũ, mức có thể là nhắn hỏi thăm 15 khách, gọi điện cho 5 khách, đẩy 3 khách sang bước kế tiếp trong hành trình mua. Mức này cần vừa sức, không phải để làm khó ai.
  • Bước 2, dành 10 phút cuối ngày để tự soi số của mình. Mỗi người tự nhìn lại hoạt động trong ngày và trả lời đúng một câu: nếu ngày nào cũng giống hôm nay, tháng này có chạm chỉ tiêu không? Trả lời không thì ngày mai tự biết đẩy hoạt động lên, không cần ai nhắc nhở.
  • Bước 3, bắt đầu mỗi lần họp bằng 15 phút cho một bằng chứng thật. Một tin khách vừa gửi lời cảm ơn, một kết quả vừa đạt được, một đơn khó vừa xong xuôi. Ưu tiên để chính người tạo ra kết quả đó tự kể, không cần ai kể thay.
  • Bước 4, mở một nhóm chat riêng cho cả đội, đặt tên là CHIẾN THẮNG. Nơi ai có một kết quả nhỏ trong ngày cũng đăng vào: một khách cũ chịu mua lại, một lời cảm ơn bất ngờ, một đơn khó cuối cùng cũng chốt xong.

Áp dụng đều trong 7 ngày đầu, rồi ngồi lại cùng đội xem mức đầu vào đã đặt có vừa sức chưa. Cao quá thì đội đối phó cho đủ số, thấp quá thì không đủ để kéo doanh thu lên. Chỉnh lại cho vừa, rồi giữ nguyên ít nhất một tháng mới đủ để nhìn ra quy luật thật của đội mình.

3. Vì sao bước nhìn lại cuối ngày quan trọng hơn bạn nghĩ

Người làm bán hàng nghe lời từ chối suốt một ngày làm việc, phần lớn các lượt hỏi đều không đi tới đâu. Nếu không có chỗ nào cho họ thấy việc mình làm đang thật sự giúp được ai đó, niềm tin cứ vơi dần mà người chủ không hề biết, vì doanh thu chưa kịp phản ánh ra ngay.

Đó là lý do bước 3 và bước 4, kể bằng chứng thật và đăng vào nhóm CHIẾN THẮNG, lại quan trọng không kém hai bước đặt định mức và tự soi số. Một đội mất niềm tin thì con số nào cũng khó lên, dù định mức đầu vào có đặt đúng tới đâu.

4. Sai lầm hay gặp khi giao KPI đầu vào cho nhân viên

Sai lầm hay gặp nhất là chủ doanh nghiệp chỉ lấy bước 1 và bước 2, giao định mức rồi bắt đội tự soi, mà bỏ qua bước 3 và bước 4. Khi đó KPI đầu vào biến thành một cách kiểm soát khô khan, đội cảm thấy mình đang bị theo dõi từng cử động chứ không phải được đồng hành.

Hậu quả là đội dễ sinh ra kiểu đối phó: gọi đủ số cuộc gọi nhưng không ai thật sự trò chuyện, nhắn đủ số tin nhưng nội dung qua loa cho có. Số đầu vào trên giấy tăng lên mà số đầu ra vẫn không nhích, vì phần nuôi tinh thần đi cùng đã bị bỏ quên.

5. Ba điều Hiền rút ra khi đổi cách quản đội bán hàng

Mình từng quản một phòng marketing sáu người, và khi nhìn lại cách quản đội bán qua lăng kính KPI đầu vào, mình tin hơn vào ba điều.

Một là, số đến muộn không bao giờ cho mình kịp sửa. Phải tạo ra một lớp số chạy sớm hơn doanh thu, để còn thời gian đổi hướng khi mọi thứ vẫn còn trong tay.

Hai là, người làm bán hàng cần một nơi để thấy việc mình làm có ý nghĩa, không phải chỉ nghe nhắc chỉ tiêu mỗi ngày. Thiếu nơi đó, niềm tin vơi dần mà người chủ không hề hay.

Ba là, quản đầu vào không phải để đứng sau lưng từng người kiểm từng cử động. Nó để cả đội cùng nhìn thấy mình đang ở đâu, trong khi vẫn còn kịp đổi hướng.

6. KPI đầu vào không phải để soi, mà để đổi hướng kịp lúc

Chủ doanh nghiệp không cần ngồi canh từng động tác của nhân viên. Chỉ cần đội có một ô số đầu vào để tự soi lại chính mình vào cuối mỗi buổi làm, trước khi doanh thu kịp lên tiếng. Đó là khác biệt giữa quản bằng nỗi sợ và quản bằng cái nhìn thấy sớm, giữa chờ tới ngày 25 mới hay và biết ngay từ ngày đầu tiên.

Câu hỏi thường gặp

KPI đầu vào là gì?

KPI đầu vào là những hành động mỗi ngày tạo ra kết quả bán hàng, như số khách được liên hệ, số cuộc gọi, số khách được đẩy sang bước kế tiếp. KPI đầu ra như doanh thu chỉ hiện ra ở cuối, còn KPI đầu vào cho thấy sớm đội có đang chạy đủ mạnh hay không.

Đội sale chỉ 2 đến 3 người có cần đặt KPI đầu vào không?

Có, đội nhỏ càng cần, vì mỗi người ảnh hưởng tới phần lớn kết quả chung của cả đội. Chọn ra 2 đến 3 hoạt động quan trọng nhất với sản phẩm của mình, như số khách cũ được hỏi thăm, số khách mới được gọi lại, rồi theo dõi đều mỗi ngày, không cần nhiều số mới chính xác.

Bao lâu nên xem lại mức KPI đầu vào đã đặt?

Nên xem lại sau 7 ngày áp dụng đầu tiên, rồi giữ ổn định ít nhất một tháng để nhìn ra quy luật thật của đội mình. Mức đặt cao quá khiến đội đối phó cho đủ số, thấp quá thì không kéo được doanh thu lên, chỉnh dần theo số thật, không theo số của công ty khác.

KPI đầu vào có thay được KPI doanh thu không?

Không thay, mà đi cùng nhau. KPI đầu vào cho biết sớm đội có đang làm đủ hoạt động để ra kết quả, còn doanh thu vẫn là đích cuối cùng cần đạt tới. Nhìn cả hai cùng lúc, chủ doanh nghiệp vừa biết đích, vừa biết đường đi có đang đúng hướng hay không.

KPI đầu vào có áp dụng được cho mọi ngành không?

Áp được cho hầu hết ngành có đội bán hay đội chăm khách, từ bán lẻ, dịch vụ, cho tới may đo hay môi giới. Chỉ cần đổi hoạt động đầu vào cho đúng với cách khách của ngành đó ra quyết định mua, số lượng tin nhắn hay cuộc gọi có thể khác nhau, nhưng cách nhìn đầu vào mỗi ngày vẫn giữ nguyên.

Nếu chỉ được chọn đúng một con số đầu vào để nhìn mỗi ngày cho đội của bạn, bạn sẽ chọn con số nào?

Nếu bạn muốn tự tay vẽ cách theo dõi và dẫn một đội bán hàng thành một hệ thống rõ ràng hơn, trong khoá Làm Chủ Marketing mình có chia sẻ cách đặt chỉ số đầu vào theo từng kiểu doanh nghiệp.

Cùng vẽ bản đồ marketing cá nhân hóa cho doanh nghiệp bạn.
Mình là Hiền Phan, biết ơn bạn đã tới đây❤️