Mười giờ rưỡi tối. Bạn vừa gửi xong tin nhắn cuối cho khách, điện thoại còn mười mấy phần trăm pin, và trong đầu đã kịp dựng danh sách việc cho sáng mai. Bạn đi ngang phòng con, đèn tắt rồi. Hôm nay nữa là ba hôm liền bạn về sau giờ con ngủ.

Thứ bạn đang thiếu không phải là giờ. Thứ bạn đang thiếu là một lần sắp xếp thứ tự ưu tiên cho đàng hoàng. Hai cái đó khác nhau. Giờ thì ai cũng thiếu như nhau. Còn chưa sắp xếp thứ tự ưu tiên là khi việc nào kêu to nhất thì được làm trước, và những thứ không biết kêu, như sức khoẻ, như bữa cơm ở nhà, cứ lùi ra sau mãi.

Mình thử với bạn một phép so rất nhanh. Nếu phải xếp mười mảng của đời bạn theo thứ tự quan trọng thật lòng, gia đình nằm ở bậc mấy? Giờ xếp lại lần nữa, lần này xếp theo số giờ bạn đã thật sự bỏ vào nó trong bảy ngày vừa rồi. Hai bảng xếp hạng đó lệch nhau mấy bậc? Nếu lệch xa, bạn đọc tiếp phần dưới.

1. Vì sao người làm chủ càng bận lại càng khó sắp xếp thứ tự ưu tiên

Câu mình nghe nhiều nhất khi ngồi nói chuyện với chủ doanh nghiệp không phải là câu về thời gian, mà là câu này: “Tháng nào em cũng đổ tiền vào marketing mà không biết tiền chạy đi đâu, có ra khách hay không.”

Người nói câu đó không hề thiếu nỗ lực. Họ dậy sớm nhất nhà, ngủ muộn nhất nhà. Vấn đề là cả ngày của họ bị người khác viết hộ. Khách gọi thì phải nghe. Nhân viên đứng ở cửa hỏi thì phải trả lời. Đơn trễ thì phải bỏ hết để chạy. Hết một ngày như vậy, phần còn lại dành cho gia đình và cho chính mình là phần dư ra, mà buổi tối thì hiếm khi còn dư thứ gì.

Cái từ ưu tiên, nghĩ cho kỹ, nó chỉ đứng được ở số ít. Dán nhãn quan trọng lên cả mười mảng thì cái nhãn ấy hết nghĩa, y như một lớp học mà em nào cũng được xếp hạng nhất. Nên khi bạn không chủ động sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn vẫn có một thứ tự, chỉ là nó do hoàn cảnh xếp hộ bạn. Và hoàn cảnh thì luôn xếp theo cái gấp, chứ không bao giờ xếp theo cái quan trọng.

2. Phép chia 12 giờ cho 10 mảng, con số làm bạn phải chọn

Alex Hormozi là một người làm kinh doanh rất thành công ở Mỹ. Trong một video đã chạm gần nửa triệu lượt xem, anh ngồi làm đúng phép so bên trên với chính đời anh, công khai trước người lạ. Hai chỗ lệch anh tự chỉ ra: vai người chồng anh chưa làm tròn như đáng lẽ phải làm, và số bạn bè quanh anh ít hơn mức anh thật sự cần.

Người kiếm tiền giỏi tới mức đó mà bảng vẫn lệch. Theo mình, cái gốc nằm trong một điều anh nói ra: quyền chọn trước cái mình sẽ hối hận là quyền của bạn, nhưng nếu bạn không dùng quyền đó, sẽ có người khác và có hoàn cảnh chọn thay.

Anh còn làm một phép tính rất phũ. Giả sử một ngày bạn còn mười hai tiếng tỉnh táo để sống. Chia đều cho mười mảng, mỗi mảng được một tiếng mười phút. Không một ai trên đời đủ giờ để giỏi hết mười mảng. Thế nên việc sắp xếp thứ tự ưu tiên không phải là mẹo cho năng suất cao hơn. Nó là chuyện bạn thừa nhận mình có giới hạn, rồi tự tay quyết xem giới hạn đó đổ vào đâu.

3. Bài tập 20 phút để sắp xếp thứ tự ưu tiên ngay tối nay

Bài này mình khuyên bạn làm bằng giấy, không làm trên máy. Lấy một tờ A4 và một cây bút. Tổng thời gian khoảng hai mươi phút, không cần chuẩn bị gì thêm.

  1. Năm phút đầu, liệt kê mười mảng. Viết dọc xuống tờ giấy: sự nghiệp, bạn đời, chuyện làm cha mẹ, họ hàng ruột thịt, bạn bè, cộng đồng quanh mình, sức khoẻ thể chất, sức khoẻ tinh thần, chuyện học và lớn lên của bản thân, và phần giải trí nghỉ ngơi.
  2. Năm phút tiếp, đánh số từ 1 đến 10. Xếp theo điều bạn coi trọng thật, không xếp theo điều nghe cho hay. Chỗ này là chỗ dễ gian lận nhất với chính mình.
  3. Bảy phút, ghi giờ thật của tuần vừa rồi. Cạnh mỗi mảng ghi con số giờ. Mở lịch, mở tin nhắn, mở lịch sử cuộc gọi ra mà đếm, đừng ngồi nhớ. Số giờ dành cho con mà phải dán mắt vào điện thoại thì không tính.
  4. Hai phút, khoanh hai chỗ lệch nhất. Dạng lệch nặng nhất nghe như thế này: mảng này mình xếp hạng hai, mà cả tuần nó được gần như không giờ nào.
  5. Một phút cuối, quyết một con số. Tuần sau rút sáu mươi phút ra khỏi cột sự nghiệp, bỏ vào một trong hai ô bạn vừa khoanh. Đúng một giờ thôi. Ghi luôn ngày nào, mấy giờ, làm gì.

Rồi bảy ngày sau lấy tờ giấy đó ra, ghi lại một dòng duy nhất: một giờ đó bạn có giữ được hay không. Giữ được thì tuần kế tiếp thêm một giờ nữa. Không giữ được thì cũng đừng tự mắng, chỉ cần tìm xem việc gì đã lấn vào. Sắp xếp thứ tự ưu tiên là một việc làm đi làm lại mỗi tuần, chứ không phải một cuộc tổng duyệt làm một lần cho xong đời.

4. Khi bạn không còn một giờ nào trống: chọn việc tích được hai ba ô một lúc

Nếu bạn vừa làm xong bài trên và thấy không rút nổi một giờ nào ra, thì đây là cách của người bận. Hormozi lấy ví dụ từ chính anh: người cùng anh nhấc tạ mỗi tuần vừa là người làm ăn cùng anh, vừa là bạn thân. Một tiếng trong phòng gym đó rơi vào cùng lúc ba ô, là thể chất, là tình bạn, là cả chuyện nghề.

Mình cũng giữ cho mình một buổi như vậy. Chiều chủ nhật mình chạy bộ cùng con trai. Mình không phải chọn giữa sức khoẻ và con, vì một giờ đó rơi vào cả hai ô.

Bạn thử rà lại tuần của bạn theo cách này. Bữa sáng cùng nhà tích ô bạn đời với ô làm cha mẹ. Cuốn sách nghe trong lúc lái xe tích ô phát triển bản thân. Bữa trưa với một người bạn cũ đang làm nghề khác tích cả ô bạn bè lẫn ô nghề nghiệp. Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên khôn nhất cho người đang bận không phải là cắt bớt mảng, mà là tìm những việc đứng được ở hai ba ô một lúc.

5. Sai lầm hay gặp khi sắp xếp thứ tự ưu tiên

Sai lầm lớn nhất là xếp bảng theo phiên bản mình muốn người khác thấy. Gia đình được đặt hạng một vì đặt chỗ khác thì khó coi, nhưng trong lòng thì sự nghiệp mới đang là hạng một. Bảng đó xếp xong để làm cảnh, vì nó không khớp với cái bạn thật sự sẽ làm.

Sai lầm thứ hai là làm quá mạnh tay. Thấy bảng lệch quá thì cắt một lúc mười giờ của công việc, hứa từ mai sống khác hẳn. Hai tuần sau là trả hết về chỗ cũ, kèm thêm cảm giác mình thất bại. Một giờ giữ được suốt ba tháng có giá hơn mười giờ giữ được bốn ngày. Chỗ này mình tin vào ba chữ đúng, đủ, đều.

Sai lầm thứ ba, và là cái tốn tiền nhất, là nhầm việc gấp với việc quan trọng. Chủ doanh nghiệp đi học chạy quảng cáo, học dựng video, học viết bài, rồi ngồi làm tay những việc đó tới nửa đêm. Đó là đem cái đắt nhất bạn có, là thời gian và quyền ra quyết định, đi đổi lấy một kỹ năng thuê ngoài chừng năm tới tám triệu một tháng là có người làm. Mình từng có quãng làm việc điên cuồng tới mức không còn gì khác trong đời, vì áp lực nợ phải trả đúng hạn. Làm được thì có làm được, nhưng cái giá đã trả thì mình không muốn bạn trả lại. Việc của người làm chủ là nắm cỗ máy, không phải tự tay quay từng bánh răng.

6. Ba điều mình rút ra sau khi tự xếp lại bảng của mình

Một là, cái bảng xếp hạng không nằm trong đầu bạn thì nó chỉ là cảm giác. Phải viết ra giấy, có số giờ cụ thể đứng cạnh, mới thành một thứ bạn soi được và sửa được.

Hai là, cái công ty bạn đang gánh cần một người chủ sang năm vẫn còn sức và vẫn còn muốn làm. Người chủ mà tự đặt mình xuống đáy bảng của chính đời họ thì khó đi lâu dài, và cái đó cuối cùng là rủi ro của cả công ty chứ không riêng gì của bạn.

Ba là, cách bạn làm một việc là cách bạn làm mọi việc. Người sắp xếp thứ tự ưu tiên rõ ràng trong đời cũng là người sẽ chọn ra được ba việc marketing đáng làm trong hai mươi việc đang gọi tên. Hai chuyện đó cùng một cơ, luyện bên nào thì bên kia cũng khoẻ lên.

Câu hỏi thường gặp

Sắp xếp thứ tự ưu tiên bao lâu nên xem lại một lần?

Mỗi tuần một lần, chừng mười phút. Bạn chỉ cần soát một dòng: giờ đã hứa cho ô đang lệch có giữ được hay không. Còn bảng xếp hạng mười mảng thì ba tháng xem lại, vì thứ bạn coi trọng đổi theo giai đoạn làm ăn và theo tuổi của con.

Mình đang nợ và phải chạy doanh thu, có được xếp sự nghiệp hạng một không?

Được, và nhiều giai đoạn thì phải như vậy. Điều quan trọng là bạn biết mình đang chọn, chọn trong bao lâu, và vẫn giữ một giờ tối thiểu cho sức khoẻ. Khác nhau nằm ở chỗ bạn chọn chủ động hay bị hoàn cảnh xếp hộ.

Nhân viên và khách cứ ngắt ngang thì giữ giờ ưu tiên kiểu gì?

Giờ bị ngắt vì công việc chưa có quy trình, mọi thứ còn nằm trong đầu bạn. Hãy chọn một việc hay bị hỏi lại nhất, viết thành các bước rõ ràng, giao cho một người. Mỗi quy trình viết ra là một lần giờ của bạn được trả về.

Làm bài 20 phút này xong rồi mà vẫn không nhích được, do đâu?

Thường do bước năm chưa có ngày và giờ cụ thể. Một giờ không gắn vào ô lịch nào thì nó không tồn tại. Bạn ghi hẳn thứ mấy, mấy giờ, làm gì với ai, rồi bỏ vào lịch như một cuộc hẹn với khách quan trọng.

Giờ tới câu hỏi để bạn tự soi, và bạn chỉ cần trả lời cho riêng mình. Trong mười mảng vừa viết, mảng nào đang lệch xa nhất giữa thứ bạn gọi là quan trọng và số giờ thật bạn đã bỏ vào nó tuần rồi?

Nếu bạn muốn đi xa hơn một tờ A4, nghĩa là xếp lại cả bảng ưu tiên của phần marketing để biết việc nào đáng làm trước và việc nào nên bỏ, thì Làm Chủ Marketing là khoá học online bạn tự học theo nhịp của mình, mở ra lúc nào cũng được.

Cùng vẽ bản đồ marketing cá nhân hóa cho doanh nghiệp bạn.
Mình là Hiền Phan, biết ơn bạn đã tới đây❤️