Có một nỗi sợ rất thật mà nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ không dám nói ra: sợ cái ngày bạn content nghỉ, cả kênh đứng hình. Sợ khi mình đi vắng vài hôm là mọi thứ ngưng lại. Nếu bạn từng thấy bất an như vậy, thì đã tới lúc nghĩ về việc xây dựng hệ thống marketing. Vì một doanh nghiệp mà marketing chỉ chạy được nhờ trí nhớ và cảm hứng của một người thì rất mong manh, chỉ cần người đó nghỉ là cả cỗ máy khựng lại.

Mình từng gặp một chị chủ doanh nghiệp lúc gần một giờ sáng vẫn còn nhắn tin, giọng hớt hải vì bạn phụ trách trang vừa nghỉ đột ngột, mang theo cả mật khẩu lẫn cách làm trong đầu. Chị không biết bắt đầu lại từ đâu. Và mình nghĩ, đây chính là cái giá của việc có người làm mà không có hệ thống.

hệ thống marketing
Hệ thống marketing — Hiền Phan, Làm Chủ Marketing

Hệ thống marketing là gì, nói thật đơn giản

Hệ thống không phải là phần mềm đắt tiền hay quy trình dày cộp. Với doanh nghiệp nhỏ, hệ thống marketing đơn giản là: mọi thứ quan trọng đều được ghi lại ở một nơi, ai vào cũng hiểu và làm tiếp được, và công việc chạy theo một nhịp cố định thay vì theo hứng. Khi đó, con người có thể thay đổi, nhưng cỗ máy vẫn quay.

Bốn thứ nên đưa ra khỏi đầu người và ghi lại thành hệ thống

  • Bản đồ khách hàng và giọng thương hiệu: khách là ai, mình nói theo cách nào. Đây là thứ đầu tiên phải viết ra để ai viết bài cũng giữ đúng một giọng.
  • Kho tài khoản và quyền: mọi tài khoản, mật khẩu, quyền quản lý phải đứng tên doanh nghiệp và có người chủ nắm, không nằm gọn trong điện thoại một nhân viên.
  • Lịch nội dung: đăng gì, vào thứ mấy, ai làm. Có lịch rồi thì không còn cảnh tới ngày mới cuống cuồng nghĩ hôm nay đăng gì.
  • Cách làm từng việc lặp lại: các bước để ra một bài, một video, viết thành hướng dẫn ngắn để người mới đọc là làm theo được.

Bắt đầu xây hệ thống mà không thấy ngợp

Đừng cố dựng cả hệ thống trong một tuần, bạn sẽ bỏ cuộc. Hãy làm theo cách nhỏ mà đều:

  • Mỗi lần làm xong một việc, dành 10 phút ghi lại các bước bạn vừa làm. Sau một tháng bạn đã có kha khá hướng dẫn mà không tốn buổi nào riêng.
  • Chọn một nơi để chứa mọi thứ, một chỗ duy nhất mà ai cũng biết đường tới. Tài sản tản mác khắp nơi là mầm mống của mọi lần thất lạc.
  • Kéo mọi tài khoản về đứng tên doanh nghiệp trước khi có sự cố, đừng chờ tới lúc mất người mới đi tìm mật khẩu.

Vì sao hệ thống là điều làm nên người làm chủ thật sự

Tự làm giỏi và làm chủ là hai chuyện khác nhau. Người làm chủ không cần tự tay làm mọi việc, người làm chủ cần cỗ máy chạy được mà không cần mình đứng canh từng phút. Hệ thống chính là thứ biến bạn từ người bị công việc trói vào thành người thật sự cầm lái, đi vắng vài hôm mà vẫn yên tâm.

Ba điều mình tin về hệ thống

  • Một là, thà có một hệ thống đơn giản mà chạy được còn hơn một hệ thống hoàn hảo trong tưởng tượng.
  • Hai là, mỗi việc bạn ghi lại hôm nay là một lần bạn mua lại sự tự do cho tương lai.
  • Ba là, hệ thống không giết đi sự sáng tạo, nó chỉ dọn chỗ cho bạn sáng tạo phần đáng sáng tạo, thay vì loay hoay với những việc lẽ ra đã có nếp.

Sai lầm hay thấy khi mới nghĩ tới hệ thống

Sai lầm phổ biến nhất là muốn làm cho hoành tráng ngay. Người ta ngồi vẽ sơ đồ phức tạp, mua công cụ đắt tiền, viết quy trình dài mấy chục trang, rồi để đó không ai dùng. Hệ thống chết yểu không phải vì thiếu chi tiết, mà vì quá nặng nề tới mức không ai muốn động vào.

Hệ thống tốt cho một doanh nghiệp nhỏ nên nhẹ và sống. Nó lớn dần lên theo thời gian, mỗi tuần thêm một chút, chứ không phải dựng xong trong một lần rồi đóng khung treo tường. Bạn cứ bắt đầu bằng thứ đơn giản nhất mà chạy được, rồi bồi đắp dần khi gặp vấn đề thực tế.

Rủi ro lớn nhất khi không có hệ thống

Mình muốn nói thẳng về rủi ro, vì nó thật hơn nhiều người tưởng. Khi mọi thứ nằm trong đầu và trong điện thoại một người, bạn đang đặt cả tài sản marketing của mình vào tay một cá nhân. Người đó nghỉ, giận dỗi, hay đơn giản là bận việc riêng, cả cỗ máy có thể đứng lại. Tài khoản mất quyền, nội dung ngưng, khách quen bắt đầu quên bạn. Chi phí để dựng lại từ đầu lúc đó lớn hơn rất nhiều so với vài buổi ngồi ghi chép phòng xa.

Xây hệ thống, nói cho cùng, là một cách mua bảo hiểm cho sự yên tâm của chính bạn. Nó không hào nhoáng, không mang lại kết quả thấy ngay, nhưng nó là thứ phân biệt một doanh nghiệp bền với một doanh nghiệp mong manh.

Bạn đang là người mà cả kênh phụ thuộc vào, hay đang xây một cỗ máy chạy được cả khi bạn vắng mặt? Chỉ cần bắt đầu bằng việc ghi lại một quy trình nhỏ trong tuần này, bạn đã đặt viên gạch đầu tiên cho sự tự chủ lâu dài.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ chỉ vài người thì có cần hệ thống marketing không?

Càng ít người thì càng cần, vì rủi ro phụ thuộc vào một cá nhân càng lớn. Xây dựng hệ thống marketing không có nghĩa là làm cho phức tạp, chỉ cần ghi lại những thứ quan trọng ở một nơi để ai vào cũng làm tiếp được.

Bắt đầu xây hệ thống marketing từ đâu?

Bắt đầu từ thứ đơn giản nhất mà chạy được: viết ra bản đồ khách hàng và giọng thương hiệu, gom mọi tài khoản về đứng tên doanh nghiệp, và mỗi lần làm xong một việc thì dành mười phút ghi lại các bước. Hệ thống lớn dần theo thời gian, không dựng xong trong một lần.

Nếu bạn muốn tự tay vẽ lại bức tranh marketing của mình cho gọn gàng, bạn có thể bắt đầu từ những nội dung mình chia sẻ ở mục Làm Chủ Marketing. Không có gì phải mua, chỉ là chỗ để bạn tự soi lại doanh nghiệp mình đang hở ở đâu.

Cùng vẽ bản đồ marketing cá nhân hóa cho doanh nghiệp bạn.

Mình là Hiền Phan, biết ơn bạn đã đọc tới đây.